Privacyverklaring - Historische Kring Westervoort

De Historische Kring Westervoort verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover in het kader van de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) duidelijk en transparant informatie verstrekken.

In deze Privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de Historische Kring Westervoort.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over het lid zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens herleid kunnen worden naar een persoon spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook voornaam samen met de geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.  

Van wie verwerkt de Historische Kring Westervoort persoonsgegevens?  

De Historische Kring Westervoort verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:  

• Leden, donateurs, ereleden, leden van verdienste van de Historische Kring Westervoort.

• Personen die interesse tonen in een lidmaatschap bij de Historische Kring Westervoort of ooit een lidmaatschap hebben gehad.

• Personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens?  De ledenadministratie van de Historische Kring Westervoort verwerkt persoonsgegevens in het ledenadministratie programma Davilex Clubs.

Waarvoor verwerkt de Historische Kring Westervoort persoonsgegevens?  

Als iemand lid, abonnee of donateur wil worden van de Historische Kring Westervoort, of deel wil nemen aan een van onze activiteiten, hebben wij persoonsgegevens nodig.  

Met behulp van deze gegevens kunnen we de persoon op de juiste wijze inschrijven als lid, abonnee of deelnemer aan een van onze activiteiten.

Als iemand eenmaal lid of relatie is van de Historische Kring Westervoort willen we de betrokkene goed van dienst kunnen zijn. Wij gebruiken naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met iemand te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als iemand een vraag stelt, verwerken wij de gegevens om de betrokkene zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributieinning, deelnemen excursie, e.d.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

• Naam

• Adres

• Geslacht

• Geboortedatum

• Telefoonnummer

• E-mailadres

• IBAN

Hoe gaat de Historische Kring Westervoort met de persoonsgegevens om?  

De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.   

Wie hebben inzage van de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens kunnen alleen worden ingezien door het bestuur van de Historische Kring Westervoort.

Hoelang worden de gegevens bewaard?  

Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap of deelname aan een van de activiteiten worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te kunnen informeren over bijvoorbeeld manifestaties. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.